Funktioner

DEN PERFEKTE ALT I EN LØSNING

InBis er et program, specielt udviklet til at lette virksomhedsstyring. Hele idéen bag programmet er, at virksomhedsejere og deres medarbejdere, undgår at bruge for meget tid på administrative opgaver.

 

Med InBis får du et system, der øjeblikkeligt skaber et overblik over din virksomhed. Ved hjælp af den interaktive kalender, hjælpes du med at planlægge arbejdsdagen for din virksomhed, hvor arbejdsopgaver etc. for hver enkelt medarbejder er tilgængelig.

 

Med InBis får du en database over dine kunder og leverandører, så du altid hurtigt og nemt kan kontakte dem. Du får med InBis et redskab, til at oprette et ubegrænset antal tilbud, ordrer, fakturaer og kreditnotaer til dine kunder og leverandører.

InBis giver dig statistik over din lagerstatus. Systemet giver en meddelelse, når lagerbeholdningen for en vare er nået et vist minimum.

InBis giver dig et komplet økonomimodul med et brugervenligt design.

InBis sparer dig for en del af den kostbare tid, som du bruger på virksomhedsstyring – en tid som du nu i stedet vil have til rådighed til at bruge på dine kernekompetencer.

Systemet kan anvendes på både PC, Mac, tablet eller mobil, og er derved altid lige ved hånden til at rådgive dig.

FUNKTIONER

Dashboard

  • Se liste over kommende indgående og udgående betalinger.
  • Se en liste over bestillinger hos leverandører.
  • Se en liste over varer der er solgt men som ikke er på lager.
  • Se månedens sælger.
  • Se virksomhedens bedste kunde pt.
  • Se antal opgaver i dag.
  • Opslagstavle til hurtige beskeder til medarbejderne.
  • Ønskede features til udvikling af systemet, opret selv et ønske til videreudvikling af systemet.

I VIDEOEN KAN DU SE

  • Ordre
  • Tilbud
  • Faktura
  • Kreditnota

  • Udsendelse af tilbud, ordrebekræftelse, faktura eller kreditnota på brev eller mail.
  • Få virksomhedsinformationer automatisk direkte fra CVR.
  • Tilføj kommentarer til hver enkelt varelinje eller hele tilbuddet, ordren, fakturaen eller kreditnotaen.
  • Opret en rabat i procent på hele beløbet eller pr. varelinje.
  • Overblik over udgifter/fortjeneste på tilbuddet, ordren, fakturaen eller kreditnotaen.
  • Dan påmindelses dato i kalender.
  • Tilføj en sælger.
  • Tilføj en leveringsadresse.
  • Ret tilbuddet, ordren, fakturaen eller kreditnotaen.
  • Slet tilbuddet, ordren, fakturaen eller kreditnotaen.
  • Ubegrænset antal tilbud, ordrer, fakturaer eller kreditnotaer.
  • Opret ny kunde direkte fra tilbud, ordre eller faktura.
  • Rediger betalingsbetingelsen direkte fra tilbud, ordre, faktura eller kreditnota.
  • Ændre valuta direkte fra tilbud, ordre, faktura eller kreditnota.
  • Lav en kopi af tilbud, ordre eller faktura.
  • Fortag kredittjek fra Bisnode.
  • Se om kunden er registreret i Debitor Registret.
  • Se om kunden ejer en grund eller ejendom.
  • Se din kundes score ud fra købsmønstre, samt tidsforbrug for dine sælgere.
  • Slet en varelinje.
  • Angiv salgskilde.

 

  • Opret tilbud til dine kunder.
  • Redigerer et tilbud efter afsendelse.
  • Omdan et tilbud til en ordre.
  • Tilføj Udløbsdato for tilbuddet.
  • Angiv sikkerhed i % for om et tilbud bliver til en ordre.
  • Vedhæft en fil på tilbud som kan sendes med ud til kunden.

  • Opret ordre.
  • Redigerer en ordre efter afsendelse.
  • Omdan en ordre til en faktura.
  • Tilføj en leveringsdato.
  • Tilføj et rekvisitionsnummer.
  • Tilføj EAN nummer.
  • Markèr vare som afsendt.
  • Udskriv ordrebekræftelse, plukliste, arbejdskort eller følgeseddel.

 

  • Opret faktura.
  • Lav fakturaer i fremmed valuta (opdateres dagligt fra nationalbanken).
  • Automatisk håndtering af moms på både danske og udenlandske fakturaer.
  • Opret og send kreditnota ud fra faktura.
  • Registrere betalinger, og bogføringen af betalingen sker automatisk.
  • Mulighed for delbetalinger på hver enkelte faktura.
  • Mulighed for anvendelse af egen faktureringsnummerserie.
  • Abonnementsfakturering.
  • Tilføj et rekvisitionsnummer.
  • Kreditèr en rykker.

 

  • Opret kreditnota.
  • Tilkoble en kreditnota med en faktura.

  • Opret tilbud, faktura eller kassebon fra leverandører.
  • Opret en ordre og send til leverandør via mail eller brev.
  • Vedhæft en fil på tilbud, ordre, faktura eller kassebon.
  • Registrerer udgifter, – bogføringen af udgifterne sker automatisk.
  • Upload bilag til systemet, så du kan smide dine papir kvitteringer ud.
  • Tag billede af kvitteringen direkte fra din mobiltelefon og upload til systemet.
  • Automatisk håndtering af moms på både danske og udenlandske køb.
  • Tilføj kommentarer til hver varelinje eller hele tilbuddet, ordren, fakturaen eller kassebonen.
  • Tilføj kontaktperson.
  • Tilføj leveringsadresse og fakturaadresse.
  • Dan påmindelsesdato i kalender.
  • Markér som betalt.
  • Tilføj et rekvisitionsnummer.
  • Ret en regning.
  • Slet en regning.
  • Ubegrænset købs- og øvrige bilag.
  • Vælg selv hvilke konti indkøbet skal bogføres under.

I VIDEOEN KAN DU SE

  • Indkøb

I VIDEOEN KAN DU SE

  • Regnskabsår
  • Bank
  • Bogføring
  • Kontoplan
  • Kassekladde
  • Lønsystem
  • Balance
  • Moms
  • Resultatopgørelse

  • Automatisk overflytning af regnskabsåret i forbindelse med årsskifte.
  • Opret nyt regnskabsår.
  • Vælg moms afregnings interval.
  • Afslut regnskabsår.
  • Genåben et regnskabsår.
  • Vis årsopgørelse.

 

  • Registrere betalinger, – bogføringen af betalingen sker automatisk.
  • Importere dine kontoudtog (excel fil) fra banken, og der bogføres automatisk.
  • Import af bankfil (FIK) og der bogføres automatisk.
  • Manuel match en indbetaling fra banken med en faktura.
  • Bogfør en udbetaling fra banken direkte med en konto fra kontoplanen.
  • Manuel match en udbetaling fra banken med en regning eller bon.
  • Se en liste over ubetalte regninger.
  • Systemet prøver slev at automatche fx. en bankfil med faktura, hvis faktura nummer og beløb passer sammen.

 

  • Se posteringer bogført i regnskabsperioden, med mulighed for at klikke dig videre til bilaget.
  • Eksport af posteringsliste til Excel i CSV format.
  • Søg i bogføringsposter.
  • Datoafgrænsning og visning af bogføringsposter.

 

  • Eksport af kontospecifikationer til Excel i CSV format.
  • Tilføj konti til egen kontoplan.
  • Indlæs en standard kontoplan.
  • Skjul eller spær en konto.
  • Rediger en konto.
  • Importer egen kontoplan.
  • Manuel opsætning af egen kontoplan.
  • Søg i kontoplanen.
  • Vælg til og fra visning af konti.
  • Eksport af kontoplanen til Excel i CSV format.

  • Mulighed for flerbenet posteringer.
  • Registrér betalinger på fakturaer/bilag direkte fra kassekladden.
  • Mulighed for at vedhæfte filer direkte i kassekladden.
  • Mulighed for delbetalinger på hver faktura.
  • Opret manuelle posteringer.
  • Godkend posteringer for at bogføre disse.
  • Importer posteringer til kassekladden.
  • Manuel indbetaling på en faktura.

 

  • Se informationer omkring lønudbetaling pr. medarbejder, som indtastes i dit lønsystem.
  • Indtast fil med lønudbetalingsinformationer som du modtager fra dit lønsystem, og de bogføres automatisk.
  • Se en liste over hvilke medarbejdere der står til en lønudbetaling i denne lønperiode.
  • Se liste over personalegoder som skal trækkes i lønnen.
  • Se informationer omkring antal sygedage og afholdt ferie.
  • Se informationer omkring udbetaling af bonus eller overarbejde.
  • Se tidligere lønafregninger.

 

  • Se balance online.
  • Eksport af balancen til Excel i CSV format.
  • Mulighed for at se tidligere periode på rapporten.
  • Søg i balancen.
  • Datoafgrænsning og visningen af balancen.
  • Vælg til og fra konto for visning.
  • Medtag posteringer fra kassekladden.

 

  • Automatisk håndtering af moms på både danske og udenlandske fakturaer.
  • Indberet din moms inkl. alle udenlandske samt A, B og C rubrikker.
  • Se tidligere momsindberetninger.
  • Bogføring og betaling af moms.
  • Opret momskoder, som bruges af systemet.
  • Rediger momskoder.

 

  • Se resultatopgørelse online.
  • Mulighed for at se tidligere periode på rapporten.
  • Søg i resultatopgørelsen.
  • Datoafgræns visningen af resultatopgørelsen.
  • Eksport af resultatopgørelsen til Excel i CSV format.
  • Medtag posteringer fra kassekladden.

I VIDEOEN KAN DU SE

  • Kunder
  • Leverandører
  • Sagsemner
  • Medarbejdere

  • Opret kunder i form af privatpersoner/virksomheder.
  • Få virksomhedsinformationer automatisk direkte fra CVR.
  • Særskilte betalingsbetingelser afhængig af kunden.
  • Hold styr på dine kunder.
  • Se hvor mange tilbud, ordre eller faktura din kunde har haft.
  • Se liste med saldo over aktive ordre eller faktura som kunden har.
  • Rabataftaler en fast % eller fordelt på varegrupper.
  • Ubegrænsede kunder.
  • Kontoudtog pr. kunde.
  • Opret kontaktpersoner.
  • Indtast en mailadresse for elektronist post (Tilbud, Ordrebekræftelse osv.)
  • Opret notat på kunden.
  • Se info omkring en kundes abonnement.
  • Importer og Eksporter kunder.
  • Fortag kredittjek fra Bisnode.
  • Se om kunden er registreret i Debitor Registret.
  • Se om kunden ejer en grund eller ejendom.
  • Se din kundes score ud fra købsmønstre samt tidsforbrug for dine sælgere.
  • Opret tilbud, ordre eller faktura direkte inde fra kunden.
  • Foretag tidstagning på en kunde som kan faktureres.
  • Opret salgsgrupper på kunden som der kan refereres til på tilbud, ordre samt faktura.
  • Upload et dokument på kunden.
  • Registrer en seneste kontakt, så du nemt kan se hvornår du sidst talte med kunden.
  • Se en historik på kunden over kontakt med kunden.

 

  • Hold styr på dine leverandører.
  • Få virksomhedsinformationer automatisk direkte fra CVR.
  • Se hvor meget du har købt for hos din leverandør.
  • Ubegrænset antal leverandører.
  • Opsæt dine betalingsbetingelser på leverandøren.
  • Opret kontaktpersoner.
  • Indtast en mailadresse for elektronist post f.eks. ved en bestilling.
  • Opret notat på leverandøren.
  • Importer og Eksporter leverandøre.

  • Indlæs en Excel Fil med emner (enten nye potentielle kunder, eller eksisterende kunder) til en sælger eller mødebooker.
  • Se en liste som medarbejderen kan ringe ud fra.
  • Slet emne, opret som kunde eller tilføj besøgsdato til kalender ud fra emne.
  • Ved mødebooking kan der vælges en sælger hvorefter du kan se sælgerens kalender.
  • Ved kontakt med emnet registreres dato og tid samt en beskrivelse.
  • Se liste over alt kontakt med emnet samt beskrivelsen.
  • Afgræns lister ud fra postnumre, gruppe eller sælger.
  • Eksporter emner til en fil.
  • Ved inlæsning af nye emner kan der vælges eller oprettes en gruppe eller tilknyttes en sælger.

 

  • Hold styr på dine medarbejdere.
  • Ubegrænsede medarbejdere.
  • Indtast ansættelsesdato og upload ansættelseskontrakt.
  • Registre udlevering af f.eks. nøgle, mobiltelefoner osv.
  • Registre goder som f.eks. firmabil, frokostordning osv. Indtast beløb der skal trækkes i lønberegningen.
  • Opret en bruger til dine medarbejdere og bestem hvilke dele af systemet de må se og bruge.
  • Hold styr på Ferie og fridage, optjent og afholdt.
  • Marker om de kan vælges i arbejdskalenderen.
  • Indtast eventuelt arbejdstider fordelt ud på alle ugens dage.
  • Indtast medarbejderens bank oplysninger til lønudbetaling.
  • Indtast medarbejderens lønoplysninger.
  • Opsæt årsbudget for en sælger og sæt bonusser.
  • Se kalender for medarbejderen og registrer sygedage, ferie, overarbejde osv.
  • Indtast en bemærkning som bliver vist under lønafregningen.
  • Sæt en medarbejders kalender til at synkronisere med Exchange.
  • Opret en note med eller uden en fil i medarbejderens historik.

I VIDEOEN KAN DU SE

  • Varer
  • Varegrupper
  • Optælling

  • Indtast din indkøbspris samt eventuelle omkostninger på varen.
  • Indtast din salgspris på varen.
  • Ubegrænset antal af varer.
  • Opret abonnementer og udfyld løbetid.
  • Se lagerstatus.
  • Se liste over bestillinger af varer hos leverandøren.
  • Se liste over ordrer som indeholder varen.
  • Opsæt en minimums og maximums grænse for lagerbeholdning af en vare. Besked hvis grænsen er nået.
  • Indtast en location for varen på lageret.
  • Indsæt billede af varen.
  • Vælg om varen skal sælges momsfrit.
  • Ekspoter prisliste til CSV, PDF eller excel og udskriv.
  • Importer vare fra en fil.
  • Opret bestilling direkte inde fra varen.

  • Opret varegrupper til dine varer.
  • Varegrupperne bruges fleres steder i systemet f.eks. ved rabataftaler.
  • Importer varegrupper fra en fil.
  • Eksporter varegrupper til en fil.

 

  • Udskriv en status liste med vareinformationer og antal på lager.
  • Efter optælling indtastes det faktisk antal på lager i systemet, og er der forskel indtastes en beskrivelse så der automatisk oprettes en lagerregulering i kassekladden.

I VIDEOEN KAN DU SE

  • Kalender
  • Ferieoversigt

  • Enkel kalenderoversigten over hver enkelt medarbejder, som er markeret til at blive vist i virksomhedens arbejds/opgavekalender.
  • Struktureret planlægning af medarbejderens arbejdsdag.
  • Opret en opgave med eller uden en faktura.
  • Hurtig og enkelt dag til dag overblik. Følg løbende medarbejdernes besatte og frie timer i løbet af arbejdsdagen.

  • Se oversigt over alle medarbejdernes ferie.
  • Planlæg medarbejdernes ferie.
  • Vis alle eller vælg en gruppe fx sælger.

I VIDEOEN KAN DU SE

  • Økonomi
  • Salg
  • Lager
  • Planlægning

  • Få let overblik over din økonomi. (indtægter, udgifter og resultat)
  • Sammenligning af nuværende måned med samme måned sidste år.

 

  • Salgsoversigt over dine sælgere (følg deres budgetter).
  • Sammenlign dine sælgere.
  • Se månedens sælger.
  • Se diagram over samlet salg for alle sælgere i en givet periode.
  • Se diagram over alle oprettede tilbud fordelt ud fra % sikkerhed for ordre eller sælgere.
  • Se diagrammer over salg samt tilbud pr. sælger.
  • Se liste over sælgerens bedste kunder.

  • Lager oversigt (se statistik på vare omkring indkøb og salg)
  • Se i liste vareværdien af varene som er på lager.

 

  • Se statistik pr. medarbejder. Hvor mange arbejdstimer er de booket i en angivet periode.
  • Se graf over gennemsnitlig arbejdstimer sidste år pr medarbejder.
  • Se en liste over ordrer (der indeholder arbejdstimer) som ikke er planlagt.

 

  • Få et overblik over hvilke kunder der er bedst for din virksomhed lige pt.
  • Se diagram over i hvilke kategorier der ligger flest kunder i.

Opsætning

  • Indtast firmaoplysninger.
  • Indtast bankoplysninger samt betalingsoplysninger.
  • Firmaoplysningerne bruges på breve og e-mails.
  • Upload et logo som bruges på breve og e-mails.

 

  • Vælg designet af fx faktura med eget logo og tekst ud fra 5 valgbare skabeloner.
  • Opsætning af bilags, tilbud, ordre, faktura og indkøbsnummer.
  • Vælg standard valuta.
  • Indstillinger for påmindelser.
  • Opsætning af Rykkerprocedurer.
  • Mailopsætning (hvilken e-mail systemet sender fra). Hvis dette ikke udfyldes, sendes der fra en InBis mail.
  • Valg af standard skabelon ved udsendelse af ordrer, faktura osv.
  • Opsæt et standard notat som skal vises på tilbud, ordre, faktura samt kreditnotaer.

 

  • Opret brugergrupper, og beslut, hvilke dele af systemet gruppen skal have adgang til.
  • Opret en ekstern bruger, som kan være en revisor eller andre.
  • Opret en bruger til en medarbejder som skal kunne bruge systemet.

  • Opdateres dagligt fra nationalbanken.
  • Se liste over valutaer, systemet har automatisk oprettet 32 forskellige valutaer.
  • Opret flere valutaer.

 

  • Opsætning af login til DKS (Dansk Kreditor Service), hvor hvis du har et abonnement hos dem kan systemet sende inkasso sager direkte til deres system med et enkelt klik.
  • Opsætning af loginoplysninger til Bisnode hvor hvis du har et abonnement hos dem kan slå en kunde op og se deres kreditvurdering.
  • Opsæt konti der skal bogføres på i forbindelse med indlæsning af løn-fil fra Bluegarden.

 

  • Du kan her se en samlet log over hvad der er sket i systemet og hvilke medarbejder der har oprettet, redigeret eller slettet dele i systemet.

 

  • Se og rediger din licensaftale.
  • Vælg betalingsmetode (Kreditkort eller faktura).
  • Opsig dit abonnement.

Todo

  • Se din personlige kalender og få overblik over dine aftaler.
  • Se registreret sygedage, Ferie, overarbejde osv.
  • Få en påmindelse over faktura hvor der kan sendes rykkere på.
  • Se hvilke kunder som kan sendes til inkasso.
  • Se regninger som skal betales.
  • Få et overblik over varer som skal bestilles hjem.
  • Se hvilke medarbejdere som skal have en lønudbetaling.
  • Bliv påmindet om momsafregninger.
  • Se abonnementer som står til gentegning.
  • Se breve samt mails som ikke er blevet sendt.

Medarbejderportal

  • Her kan en medarbejder se og redigere sine egne personlige oplysninger samt bankoplysninger.
  • Der kan ses og eksporteres en medarbejderliste.
  • Medarbejderen kan få et hurtigt overblik over ferie, sygedage, arbejdstimer osv.
  • Der vises en samlet ferieplan over alle virksomhedens ansatte.
  • Der kan uploades filer, som kan deles med alle, eller begrænses til udvalgte brugergrupper.
  • Der kan oprettes mapper som kan deles med alle, eller begrænses til udvalgte brugergrupper.
  • Filer oprettes og skrives direkte i systemet. Disse kan enten deles med alle, eller være begrænset til udvalgte brugergrupper.

FlereSelskaber

  • Opret nyt selskab.
  • Skift mellem de oprettede selskaber.

I VIDEOEN KAN DU SE

  • Kundevurdering

Har du overblikket over hvilke af dine kunder der er mest profitable?
Med denne funktion kan du finde de kunder, der er bedst for din virksomhed.

 

De bliver blandt andet vurderet ud fra:

  • Købsmønstre
  • Hvorvidt de betaler til tiden
  • Hvor lang tid en sælger bruger på kunden (vi registrerer tidsforbruget hver gang en medarbejder klikker sig ind på en kunde, tilbud, ordre eller faktura)
  • Økonomi (vi laver en regnskabsanalyse af de sidste to år, på de kunder der har offentliggjort deres regnskab på CVR-nummeret)
  • Hvor meget de har købt for

Du kan hele tiden se en liste over de kunder, der er bedst for din virksomhed.

 

En kunde der køber uden for meget rabat, og hvor sælgeren ikke bruger for lang tid på at oprette tilbud og have kontakt frem og tilbage, og er en kunde der betaler til tiden, vil blive rangeret højt.

 

En kunde der derimod får høje rabatter, og hvor sælgeren bruger flere timer på at få en ordre i hus, vil blive rangeret lavt.

 

Udover vores egen kundevurdering har du også mulighed for at slå dine kunder op i Debitor Registret, der er et register for dårlige betalere. Dine erhvervskunder kan du slå op i Bisnode, hvor du kan se en kredit rating af din kunde – f.eks. rating AAA. Tjek også om din kunde ejer en grund eller en ejendom.

Få det fulde overblik over dine salg og dine sælgere.

Ved oprettelse af et tilbud angives sandsynligheden for ordresucces. Dette visualiseres igennem en procentsats.

Ligeledes kan du også ved oprettelse af tilbud, ordre eller faktura vælge et salgskildeoverblik. Hvilket tiltag blev anvendt for at skaffe kunden? Eller var det kunden selv som tog kontakt? Værktøjet giver et optimeret kundeoverblik, til gavn for virksomhedens sælgere og administration.

Med varer der er oprettet med købs –og salgspriser, kan du uafbrudt, i systemet, følge fortjenesten på den enkelte vare. Derved kan man trygt forhandle priser og rabatter, uden at bekymre sig om rentabiliteten på det enkelte salg.

Med salgsstyring kan man hele tiden se dine salgsrelaterede statistikker

Du kan med dette værktøj få det totale salgsoverblik:

  • Se hvor mange tilbud hver sælger har ude,
  • Et estimeret overblik over tilbuddenes værdi – Procentuel angivelse for ordresucces.
  • Hvor mange ordrer og fakturaer sælgeren har oprettet i en given periode.

 

En funktion til alle informationer om dine sælgere

Du kan oprette et salgsbudget til hver af dine sælgere. Hertil er det muligt at tilføje eventuel bonus såfremt sælgeren opnår sine salgstal. I denne forbindelse giver systemet dig hele tiden mulighed for følge sælgerens performance.

Dine sælgere kan oprettes på forskellige aftaler:

  • Sælgerne får en fast procent af alle ordrer, med eller uden grundløn
  • Sælgeren får en grundløn med en fast årsbonus såfremt salget overstiger et givent beløb
  • Sælgeren har en provisionsaftale, hvor der på en given varegruppe gives en procentdel eller et fast beløb, hver gang et salg eksekveres.

Systemet kårer hver måned “Månedens sælger”. Hertil listes også de bedste kunder, som hver sælger er kontaktperson for.

inbis_hvid
Ønsker du et større overblik over din virksomhed?